¿Cómo redactar un Email?
- Carolina Tovar
- 1 ago 2020
- 5 Min. de lectura
Actualizado: 27 ene 2021
*Puedes encontrar una versión muy resumida de cómo redactar un email al final de esta entrada.
Ésta podría parecer una pregunta tonta, a comienzos de la tercera década del siglo XXI; pero no lo es, en absoluto.
Antes de escribir este artículo, me sorprendió no encontrar, prácticamente, ningún material explicativo al respecto, del tipo "para Dummies" ni en Pinterest, ni en Youtube. De hecho, entre lo poco que encontré, estaban un par de videos de profesores de educación básica en distintos países que, en esta misma coyuntura de la pandemia del Covid 19, se encontraron con la sorpresa de que sus estudiantes (al igual que la mayoría de los míos), hábiles en un uso no necesariamente correcto de algunas redes sociales, no tienen idea de cómo redactar un mensaje para enviar sus tareas.
En pleno 2020, cuando las tecnologías de la información se han convertido en una necesidad fundamental para la interacción social, sorprende que las personas no dominen una de las herramientas tecnológicas más básicas y a la vez más utilizadas. Y es precisamente: el correo electrónico.
Y el motivo por el que sorprende es, porque no se trata de algo novedoso. De hecho, se dice que el primer mensaje de correo electrónico fue enviado en la década de 1970 [1]. Sin embargo, ahora mismo, muchas personas apenas están familiarizándose con este sistema, forzados por las circunstancias actuales que exigen distanciamiento social, trabajo y estudio remotos. Es por ello que me he puesto a la tarea de escribir esta nota.
A continuación presento algunos ejemplos de errores frecuentes que he encontrado entre los correos electrónicos que he recibido de mis estudiantes y sus acudientes. He mantenido ocultos los nombres y direcciones, pues lo que me interesa es ilustrar los fallos en la estructura de los mensajes:
En este ejemplo podemos ver que el remitente se identificó con su nombre y curso, pero no lo hizo en el cuerpo del correo, sino en el espacio destinado al asunto.
En esta imagen encontramos el mismo problema: un mensaje sin cuerpo, puesto todo en el espacio diseñado para identificar el asunto de la comunicación.
ahora encontramos un mensaje que no presenta ningún asunto, ni cuerpo de correo. Solamente incluye algunos archivos adjuntos no identificados.
En este último ejemplo, tenemos un correo con un asunto bien identificado, pero sin cuerpo de mensaje ni documentos adjuntos.
Veamos entonces, qué es un email, cuáles son sus partes y cómo debe redactarse adecuadamente.
El término Email hace referencia a una aplicación que permite a las personas intercambiar mensajes e información a través de Internet. Proviene del inglés “Electronic Mail”, que se traduce como “correo electrónico” [2]. Por medio de un email es posible enviar mensajes de texto, documentos digitales en diversos formatos, archivos de imagen, audio y video, entre otros.
La estructura de un mensaje de correo electrónico formal es muy similar a la de las cartas que, antiguamente e incluso en nuestros días, se envían por correo postal, en medio físico, escritas a mano, a máquina (aunque cada vez son más escasas), o en computador e impresas.
Para poder remitir un mensaje, solo es necesario contar con servicio de internet y estar suscrito a un sistema de mensajería, que le asigna al usuario una dirección electrónica compuesta por el nombre de usuario, seguida de un signo de arroba (@) y el nombre del servidor en que el usuario abrió su cuenta.
El manejo adecuado del correo electrónico, la creación de una cuenta con un nombre serio y profesional y seguir una serie de simples pasos, le permitirá al usuario familiarizarse con la herramienta y aprender a comunicarse adecuadamente por internet. Esto será muy importante en las habilidades de la persona y le permitirá alcanzar con éxito sus metas académicas y profesionales.
¿Cuáles son los pasos para escribir un correo formal?
- Ante todo, contar con una dirección de correo formal. Esto consiste simplemente en relacionar en el nombre de usuario, nuestro nombre verdadero y, opcionalmente, la institución en la que estudiamos o la empresa para la que trabajamos. ¿Por qué nuestro nombre? Porque esto le imprime seriedad a nuestro perfil y le hace ver a quienes escribimos, que somos personas confiables. Lamento herir susceptibilidades pero, si yo fuera gerente de una empresa y me enviaran una hoja de vida a través de un correo cuyo nombre de usuario es “gatitafresita”, ni siquiera me tomaría la molestia de abrir el mensaje, aunque me perdiera de la oportunidad de encontrar un trabajador potencial, altamente cualificado.
- Conocer la dirección electrónica a la que se le enviará el mensaje. Una ventaja del correo electrónico es que permite enviar el mismo mensaje a distintas personas al mismo tiempo. Incluso permite enviar una copia pública u oculta del mensaje.
- Tener claro el objetivo del mensaje. Eso permitirá escribir el asunto del correo en pocas palabras; de preferencia, 4 o 5.
Con estos requerimientos procedemos a redactar el mensaje, así:
1. Una vez abierta la cuenta de correo, seleccionamos la opción que nos permite redactar el mensaje. En Gmail, por ejemplo, al lado izquierdo de la pantalla aparece un botón que dice “Redactar”; En Outlook, también a la izquierda, el botón dice “Mensaje nuevo”. Al pulsarlo, se abre el formato en el que redactaremos el mensaje.
2. En seguida procedemos a escribir la dirección de correo a la que enviaremos el mensaje. En Gmail, la opción aparece como Destinatarios; en Outlook, además de mostrar nuestra dirección de correo en la línea “De”, se presenta la opción “Para”, que hace referencia a la dirección a la que mandaremos nuestro mensaje.
3. Tanto Gmail como Outlook despliegan la opción de agregar un "Asunto". Esto, como ya se dijo, debe escribirse en muy pocas palabras.
4. Una vez llenos estos espacios, procedemos a redactar el mensaje en el cuadro más grande del formato, con la siguiente estructura:
5. El nombre o cargo de la persona a la que nos dirigimos, precedido por un tratamiento cordial y respetuoso. Por ejemplo, “Estimado cliente” o “respetada profesora” seguido de una coma. A continuación, pasamos a la siguiente línea.
Escribimos un breve saludo que puede ser “Buen día”, “Espero que se encuentre muy bien” o simplemente “Reciba un saludo de mi parte”. En Puerto Rico, donde me encuentro actualmente, tanto por escrito como en persona, una conversación formal comienza con la exclamación “¡saludos!”.
En seguida, aparte, procedemos a redactar el contenido del mensaje, que debe ser corto y conciso. “A continuación le envío las respuestas de la guía # 4”, por ejemplo. Se recomienda utilizar un vocabulario formal y ser respetuoso.
Para concluir está bien escribir, según el caso, algo así como “Espero su respuesta” o “quedo a la espera de sus recomendaciones”.
Por último y aparte, se escribe una despedida que puede ser “Atentamente” o “Cordialmente”. Y, en la línea siguiente, el nombre y los datos de quien escribe, a modo de firma.
Si es necesario, deben incluirse los archivos adjuntos, imágenes, videos o documentos que se vayan a enviar.
Cuando todo está listo debe revisarse una vez más, la totalidad del mensaje. Verificar la estructura, la ortografía, los signos de puntuación y, cuando estamos seguros de que el mensaje está bien escrito y se enviará a la dirección correcta, se pulsa “enviar”.
Siguiendo estos simples pasos y teniendo en cuenta las normas básicas de Netiqueta, habremos dominado una habilidad tan indispensable como enviar un correo electrónico. Esta destreza nos será útil por muchos años. Los animo a seguir estas recomendaciones. Estaré atenta a sus preguntas, inquietudes y comentarios.
¡Éxitos!
*Aquí está la versión muy resumida, de la que hablé en un principio.
Infografía elaborada en Canva
Notas:
Otros recursos:
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